Mitä kaizen tarkoittaa?
Kaizen on jatkuvan parantamisen lähestymistapa, joka perustuu ajatukseen, että pienillä, jatkuvilla positiivisilla muutoksilla voidaan saada aikaan merkittäviä parannuksia. Tyypillisesti se perustuu yhteistyöhön ja sitoutumiseen, ja se on vastakohta lähestymistavoille, joissa muutoksen aikaansaamiseksi käytetään radikaaleja tai ylhäältä alaspäin suuntautuvia muutoksia.
Kaizen on lean-valmistuksen ja ”Toyota Wayn” ydin. Se kehitettiin valmistusteollisuudessa vikojen vähentämiseksi, hukan poistamiseksi, tuottavuuden lisäämiseksi, työntekijöiden tarkoituksenmukaisuuden ja vastuullisuuden edistämiseksi sekä innovoinnin edistämiseksi.
Koska se on laaja käsite, jolla on lukuisia tulkintoja, se on otettu käyttöön monilla muilla aloilla, myös terveydenhuollossa. Sitä voidaan soveltaa millä tahansa liiketoiminnan alalla ja jopa yksilötasolla. Kaizenissa voidaan käyttää useita lähestymistapoja ja välineitä, kuten arvovirtakartoitusta – jossa dokumentoidaan, analysoidaan ja parannetaan tuotteen tai palvelun tuottamiseen tarvittavia tieto- tai materiaalivirtoja – ja kokonaislaadunhallintaa (engl. Total Quality Management) – joka on johtamisjärjestelmä, jossa työntekijät kaikilla tasoilla osallistuvat laadun parantamiseen. Menetelmästä riippumatta Kaizenin menestyksekäs käyttö organisaatiossa perustuu siihen, että lähestymistapa saa kannatusta koko organisaatiossa aina toimitusjohtajasta suorittavan työn tekijöihin.
Kaizen on yhdistelmä kahdesta japaninkielisestä sanasta, jotka yhdessä tarkoittavat ”hyvää muutosta” tai ”parannusta”. Kaizen on kuitenkin alkanut tarkoittaa ”jatkuvaa parantamista”, koska se on liitetty lean-menetelmiin ja -periaatteisiin.
Kaizen on saanut alkunsa toisen maailmansodan jälkeisistä japanilaisista laatupiireistä. Nämä piirit tai työntekijäryhmät keskittyivät vikojen ehkäisemiseen Toyotalla. Ne kehitettiin osittain vastauksena maassa vierailleisiin amerikkalaisiin johtamis- ja tuottavuuskonsultteihin, erityisesti W. Edwards Demingiin, joka väitti, että laadunvalvonta olisi annettava suoremmin linjatyöntekijöiden käsiin. Masaaki Imai toi Kaizenin länsimaihin ja teki sen tunnetuksi kirjassaan Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success vuonna 1986.
Miten Kaizen toimii?
Kaizeniin kuuluu viisi keskeistä periaatetta: tunne asiakkaasi, anna sen virrata, mene gembaan (tai todelliseen paikkaan), anna ihmisille valtuudet ja ole avoin.
Nämä viisi periaatetta johtavat kolmeen tärkeään lopputulokseen: hukan poistamiseen (jota kutsutaan myös taloudelliseksi tehokkuudeksi), hyvään taloudenpitoon ja standardointiin. Ihannetapauksessa kaizen juurtuu niin syvälle yrityskulttuuriin, että siitä tulee lopulta luonnollista työntekijöille.
Kaizenin merkityksen mukaan täydellistä lopputulosta ei ole olemassa ja kaikkea voidaan parantaa. Ihmisten on pyrittävä kehittymään ja innovoimaan jatkuvasti.
Kaizenin perusajatuksena on, että ihmiset, jotka suorittavat tiettyjä tehtäviä ja toimintoja, tietävät niistä eniten. Näiden ihmisten voimaannuttaminen muutoksen aikaansaamiseksi on paras parannusstrategia.
Tiimityöskentely on kaizenin ydin, ja siinä pidetään säännöllisiä tiimikokouksia, joissa keskustellaan parannuksista, muutoksista ja hankkeista.
Mitä hyötyä kaizenista on?
Kaizen tarjoaa yrityksille monia arvokkaita etuja. Joitakin niistä ovat:
- Henkilöstön tyytyväisyyden lisääntyminen
- Parempi asiakastyytyväisyys
- Henkilöstön vaihtuvuuden väheneminen
- Työntekijöiden lojaalisuuden vahvistuminen
- Alhaisemmat kustannukset
- Suurempi tehokkuus ja tuottavuus
- Parempi ongelmanratkaisu
Kaizen ja PDCA-sykli
Parannukset noudattavat yleensä PDCA-syklin muotoa. PDCA on lyhenne sanoista Plan-Do-Check-Act. Suunnitelman osaan kuuluu muutosten ehdottaminen ja kartoittaminen, jotta kaikki tietävät, mitä odottaa, kun tiimit yrittävät ratkaista ongelmaa.
Do-vaiheessa toteutetaan paras ratkaisu ongelmaan. Check-vaiheessa arvioidaan, toimiiko ongelman ratkaisu.
Kun yritys toimii, se määrittää, pitäisikö ratkaisusta tehdä yrityksen standardi vai tarvitaanko siihen vielä muutoksia. Jos johtajat päättävät toteuttaa lisää muutoksia, kaizen palaa takaisin Plan-vaiheeseen ja prosessi alkaa alusta.
Just-in-Time -varastostrategia
Yksi kaizen-prosessin tärkeimmistä tavoitteista on vähentää hukkaa ja lisätä tehokkuutta tuotantokierrossa. Just-in-time (JIT) -varastostrategian avulla johto voi minimoida ylimääräisen varaston sovittamalla raaka-aineiden toimitukset toimittajilta tuotantoaikatauluihin.
JIT-strategia tunnetaan myös nimellä Toyota Production System (TPS), sillä se on sen tunnetuksi tehnyt yritys. JIT-strategia auttaa yrityksiä leikkaamaan kustannuksia, koska valmistajien ei tarvitse maksaa varastokuluja. Se vähentää myös hukkaa, koska yrityksille ei jää ylimääräistä varastoa, jos asiakas peruuttaa tai lykkää tilausta.
Kanban on varastonhallintajärjestelmä, jota käytetään yhdessä JIT-strategian kanssa. Se antaa työntekijöille visuaalisia vihjeitä, jotka kertovat heille, että on aika tilata osia ja materiaaleja niiden loppuessa.
Järjestelmä perustuu värillisiin kortteihin, jotka seuraavat tuotantoa ja varoittavat työntekijöitä, kun on aika täydentää tarvittavaa osaa tai materiaalia. Sen avulla työntekijät voivat tilata nopeasti oikean määrän osia toimittajalta ja toimittaa ne sinne, missä niitä tarvitaan tehtaalla.
Kanbanin tavoitteena on varmistaa tehtaan kokoonpanolinjan tehokas toiminta ja estää pullonkaulojen syntyminen.
Mitkä ovat Kaizenin 5 elementtiä?
Viisi kaizen-elementtiä tai -periaatetta ovat:
- tunne asiakkaasi
- anna sen virrata
- mene gembaan
- voimaannuta ihmiset
- ole avoin.
Ihmiset kysyvät joskus myös, mitä kaizen 5S tarkoittaa. Se on prosessi, jota käytetään usein lean-valmistuksessa, ja se liittyy viiteen parannusvaiheeseen: Sort, Straighten, Sweep, Standardize ja Sustain. 5S-tapahtumassa noudatetaan kutakin näistä vaiheista päivä kerrallaan.
Mikä on Kaizen-menetelmä?
Se on liiketoimintafilosofia, jossa on ohjaavia periaatteita ja työkaluja ja jonka tavoitteena on ottaa kaikki työntekijät mukaan yrityksen eri osa-alueiden asteittaiseen ja jatkuvaan parantamiseen. Kaizen-menetelmässä keskitytään työntekijöiden sitouttamiseen ja tiimityöskentelyn käyttöön menestyksekkään ja miellyttävän työympäristön luomiseksi.
Mikä on esimerkki Kaizenista?
Toyota on kuuluisa esimerkki yrityksestä, joka käyttää kaizenia menestyksensä ylläpitämiseen. Toinen yleisesti tunnettu esimerkki kaizenin toteuttamisesta on Ford Motor Company, joka otti kaizenin käyttöön lyhentääkseen eri valmistusprosessien läpimenoaikoja.
