Mitä Kanban tarkoittaa?
Kanban on varastonhallintajärjestelmä, jota käytetään just-in-time (JIT) -valmistuksessa. Sen kehitti Toyotan teollisuusinsinööri Taiichi Ohno, ja se on saanut nimensä värillisistä korteista, joilla seurataan tuotantoa ja tilataan uusia varaosa- tai materiaalilähetyksiä niiden loppuessa. Kanban on japaninkielinen sana, joka tarkoittaa suoraan ”visuaalista korttia”, joten kanban-järjestelmä tarkoittaa yksinkertaisesti visuaalisten vihjeiden käyttämistä prosessin sujuvuuden ylläpitämiseksi tarvittavien toimien aikaansaamiseksi.
Tärkeimpiä huomioita Kanbanista
- Kanban (japaniksi ”merkki”) on varastonhallintajärjestelmä, jota käytetään just-in-time (JIT) -valmistuksessa tuotannon seurantaan ja uusien varaosa- ja materiaalilähetysten tilaamiseen.
- Kanban-järjestelmän kehitti Toyotan teollisuusinsinööri Taiichi Ohno, ja siinä käytetään visuaalisia vihjeitä prosessin sujuvuuden edellyttämien toimien aikaansaamiseksi.
- Yksi kanbanin päätavoitteista on rajoittaa ylimääräisen varaston kertymistä tuotantolinjan mihin tahansa kohtaan.
- Kanban pyrkii myös rajoittamaan pullonkauloja edistämällä viestintää ja tiedon jakamista yksilöiden ja osastojen välillä.
- Kanbanin onnistunut käyttöönotto voi johtaa kustannusten vähenemiseen, suurempaan asiakastyytyväisyyteen, tehokkaampiin prosesseihin ja ennakoimattomista ongelmista johtuvien riskien minimoimiseen.
Kanban-järjestelmän ymmärtäminen
Kanban-järjestelmää voidaan ajatella signaali- ja vastausjärjestelmänä. Kun jokin tuote on loppumassa toiminta-asemalla, annetaan visuaalinen vihje, jossa määritetään, kuinka paljon sitä on tilattava varastosta. Osia käyttävä henkilö tekee tilauksen kanbanin osoittamasta määrästä, ja toimittaja toimittaa täsmälleen pyydetyn määrän.
Jos työntekijä esimerkiksi pussittaa tuotetta kuljetushihnalla, kanban voidaan sijoittaa pinoon 10 viimeisen pussin yläpuolelle. Kun työntekijä pääsee kanbanin luo, hän antaa keräilijälle kanbanin, jotta tämä voi tuoda lisää pusseja. Kauempana tarvikehuoneesta sijaitsevalla asemalla kanban saattaa olla sijoitettuna 15 pussin kohdalle ja lähempänä sijaitsevalla asemalla viiden pussin kohdalle. Säkkien virtausta ja korttien sijoittelua säädetään siten, että yksikään asema ei jää ilman säkkejä liukuhihnan ollessa käynnissä.
Kanban-järjestelmää voidaan käyttää helposti tehtaan sisällä, mutta sitä voidaan soveltaa myös varaston hankintaan ulkopuolisilta toimittajilta. Kanban-järjestelmä luo poikkeuksellisen hyvän näkyvyyden sekä toimittajille että ostajille.
Yksi sen päätavoitteista on rajoittaa ylimääräisen varaston kertymistä tuotantolinjan mihin tahansa kohtaan. Toimituspisteissä odottavien tuotteiden määrälle asetetaan rajoitukset, joita vähennetään, kun tehottomuudet tunnistetaan ja poistetaan. Aina kun varastorajoitus ylittyy, se viittaa tehottomuuteen, johon on puututtava.
Kun osia tai materiaaleja sisältäviä säiliöitä tyhjennetään, näkyviin ilmestyy värikoodattuja kortteja, jotka on asetettu tärkeysjärjestykseen, jolloin niitä voidaan valmistaa ja toimittaa lisää ennen kuin syntyy ruuhkaa tai puutetta. Usein käytetään kahden kortin järjestelmää. T-kanban-kuljetuskortit antavat luvan konttien siirtämiseen tuotantolinjan seuraavaan työpisteeseen, kun taas P-kanban-tuotantokortit antavat työpisteelle luvan tuottaa tietyn määrän tuotteita ja tilata osia tai materiaaleja, kun ne on myyty tai käytetty.
Kanban vaatii usein koko yrityksen laajuista hyväksyntää ollakseen tehokas. Jokaisen osaston on luotettava siihen, että se suorittaa tarvittavat tehtävänsä tiettynä ajankohtana, jotta prosessi voidaan siirtää tuleville osastoille. Ilman tätä laajaa sitoutumista kanban-menetelmät ovat hyödyttömiä.
Kanbanin keskeiset käytännöt
Kanban-menetelmällä on useita ydinperiaatteita, jotka määrittelevät, miten prosessit tapahtuvat ja miten tiimin jäsenten tulisi osallistua prosessiin.
Visualisoi työnkulut
Kanbanin ytimenä on, että prosessi on kuvattava visuaalisesti. Prosessi on esitettävä vaihe vaiheelta käyttäen visuaalisia vihjeitä, joiden avulla kukin tehtävä on selkeästi tunnistettavissa, olipa kyseessä fyysiset, konkreettiset kortit tai teknologian ja ohjelmistojen hyödyntäminen. Tarkoituksena on osoittaa selkeästi, mitä kukin vaihe on, mitkä ovat odotukset ja kuka hoitaa mitäkin tehtäviä.
Vanhanaikaisiin (mutta edelleen käytössä oleviin) menetelmiin kuului kanban-tehtävien laatiminen muistilapuille. Kukin muistilappu voitiin värjätä eri tavalla, jotta se merkitsisi erityyppisiä työkohteita. Nämä tehtävät sijoitettiin sitten uintikaistoille, jotka ovat määriteltyjä osioita, jotka ryhmittelevät toisiinsa liittyviä tehtäviä ja luovat näin organisoidumman projektin. Nykyään kanban-prosessia ohjaa yleensä varastonhallintaohjelmisto.
WIP:n rajoittaminen
Koska kanban perustuu tehokkuuteen, kanbanin tavoitteena on minimoida keskeneräisen työn määrä. Tiimejä kannustetaan saattamaan aiemmat tehtävät loppuun ennen uuteen tehtävään siirtymistä. Näin varmistetaan, että tulevat riippuvuussuhteet voidaan aloittaa aikaisemmin ja että resurssit, kuten henkilökunta, eivät odota tehottomasti oman tehtävänsä aloittamista muiden varassa.
Yrityksen on sisäisesti arvioitava kanban-prosessin edetessä, mikä on sopiva WIP:n määrä. Tämä on usein sidoksissa prosessin varrella työskentelevien henkilöiden määrään; kun projektiin sidottujen työntekijöiden määrä vähenee, myös työstettävien kohteiden sallittu määrä vähenee. Tämä rajoitus viestii myös muille tiimeille tai osastoille, että niiden on otettava huomioon, että ne pyytävät muita tiimejä, koska kullekin henkilöryhmälle voidaan asettaa työskentelyrajoitus.
Työnkulkujen hallinta
Prosessin edetessä yritys pystyy tunnistamaan työnkulun vahvuudet ja heikkoudet. Joskus rajoituksia ei saavuteta tai tavoitteita ei saavuteta; tällöin ryhmän tehtävänä on hallita työnkulkua ja ymmärtää paremmin puutteet, jotka on korjattava.
Kriittinen osa kanbania on pullonkaulojen havainnointi ja poistaminen ennen niiden syntymistä. Tähän kuuluu tuotannon ja resurssien käytön ennustaminen. Kun prosessista tulee ennustettavampi, yritys huomaa, että on helpompi tehdä sitoumuksia asiakkaille tai tehostaa prosesseja entisestään vähentämällä kokonaan ylimääräisiä käyttämättömiä resursseja.
Määrittele toimintaperiaatteet selkeästi
Osana työnkulkujen visuaalista kuvaamista prosessit määritellään usein selkeästi. Osastot voivat usein helposti ymmärtää tiimeilleen asetetut odotukset, ja tietyille henkilöille osoitetuissa kanban-korteissa yksilöidään selkeästi kunkin tehtävän vastuualueet. Määrittelemällä käytännöt hyvin selkeästi jokainen työntekijä ymmärtää, mitä häneltä odotetaan, mitkä tarkistuslistakriteerit on täytettävä ennen loppuunsaattamista ja mitä tapahtuu vaiheiden välisen siirtymisen aikana.
Toteuta palautesilmukat
Kanban-menetelmää käytettäessä yritykset keräävät usein tietoja, analysoivat prosessin sujuvuutta ja toteuttavat muutoksia prosessin parantamiseksi. Tämän palautekierteen ansiosta työntekijät voivat jatkuvasti parantaa ja tehdä asteittaisia, pieniä parannuksia, joihin on helpompi sopeutua. Palaute voi olla positiivista tai negatiivista palautetta. Kanban-lähestymistavassa pyritään ymmärtämään epäonnistumiset prosessin alkuvaiheessa ja korjaamaan ne nopeasti; näin yritys voi sopeutua oikeaan polkuun ennen kuin tehottomuudesta tulee suurempi ongelma.
Yhteistyön parantaminen
Koska tehtävät jaetaan hyvin pieniin kanban-kortteihin, henkilöiden on usein luotettava toisiinsa kanban-menetelmää käytettäessä. Usein eri tiimeissä työskentelevien henkilöiden on tehtävä yhteistyötä ja keskusteltava siirtymävaiheista uimareittien välillä, kun taas muiden henkilöiden on ryhmittäin tunnistettava ja ratkaistava ongelmat nopeasti. Kanban-menetelmässä prosessiin tehtävistä muutoksista on tiedotettava laajasti, sillä yhdellä alueella tehdyillä muutoksilla voi olla laajempi vaikutus muihin alueisiin.
Kanban-taulu
Kanban-prosessissa hyödynnetään kanban-tauluja, organisatorisia järjestelmiä, joissa prosessin osat hahmotellaan selkeästi. Kanban-taulussa on usein kolme elementtiä: taulut, luettelot ja kortit.
Kanban-taulut ovat prosessin suurin kuva, joka organisoi työnkulun laajoja näkökohtia. Yritys voi esimerkiksi päättää käyttää eri kanban-tauluja organisaation eri osastoille (esim. taloushallinto, markkinointi jne.). Kanban-taulua käytetään kokoamaan asiaankuuluvat prosessit yhteen työtilaan tai tehtävätaulun alueelle.
Kanban-luettelot ovat kunkin taulun sisällä olevia tehtäviä. Esimerkiksi valmistajalla voi olla kukin valmistusvaihe listakohteena, sillä kanban-listat edustavat usein samankaltaisen alan eri tuotantovaiheita. Kanban-listat voivat myös kulkea tehtävästä toiseen; usein yksi tehtävä päättyy ja toinen tehtävä jatkuu seuraavalla toimintakohteella edellisen listakohteen valmistumisen jälkeen.
Kanban-kortit toimivat luetteloiden sisällä ja edustavat kaikkein pienimpiä, yksityiskohtaisimpia toimintakohteita, joita tarvitaan luettelon loppuun saattamiseksi. Nämä kortit ovat erityiskohteita, jotka on käsiteltävä peräkkäisessä järjestyksessä, jotta lista saadaan valmiiksi. Esimerkiksi valmistajan on otettava yhteyttä toimittajaan, varmistettava raaka-aineen saatavuus, lähetettävä tilaus, vastaanotettava varastotuotteet ja aloitettava valmistus. Kukin näistä vaiheista voidaan vielä tarkentaa tarkemmiksi kanban-korteiksi, jotka edustavat miniprojekteja.
Sähköiset kanban-järjestelmät
Sähköiset kanban-järjestelmät ovat yleistyneet laajalti, jotta koko toimitusketjussa voidaan lähettää reaaliaikaisia kysyntäsignaaleja. Nämä sähköiset kanban-järjestelmät voidaan integroida toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP). Näissä järjestelmissä hyödynnetään digitaalisia kanban-tauluja, -listoja ja -kortteja, jotka viestivät prosessien tilasta eri osastojen välillä.
Toyota, Ford Motor Company ja Bombardier Aerospace ovat valmistajia, jotka käyttävät e-kanban-järjestelmiä. Nämä sähköiset järjestelmät antavat edelleen visuaalisia signaaleja, mutta järjestelmät mahdollistavat yleensä myös prosessin osien automatisoinnin, kuten kuljetuksen tehtaan läpi tai jopa ostotilausten arkistoinnin.
Scrum vs. Kanban
Scrum ja kanban ovat molemmat menetelmiä, jotka auttavat yrityksiä toimimaan tehokkaammin. Kummallakin on kuitenkin hyvin erilaiset lähestymistavat tehokkuuden saavuttamiseen. Scrum-lähestymistavoissa muutoksille asetetaan tietyt aikarajat, joiden aikana tehdään tiettyjä muutoksia. Kanbanissa muutoksia tehdään jatkuvasti.
Scrum-menetelmässä tehtävät jaetaan sprintteihin, jotka ovat määriteltyjä jaksoja, joilla on alku- ja loppujaksot ja joiden aikana tehtävät ovat tarkkaan määriteltyjä ja jotka on suoritettava tietyllä tavalla. Näihin aikatauluihin tai tehtäviin ei saa tulla muutoksia tai poikkeamia. Scrumia mitataan usein nopeudella tai suunnitellulla kapasiteetilla, ja tuoteomistaja tai scrum master valvoo prosessia.
Toisaalta kanban on mukautuvampi, sillä siinä analysoidaan, mitä aiemmin on tehty, ja tehdään jatkuvia muutoksia. Tiimit määrittelevät oman tahdin tai syklinsä, ja nämä syklit muuttuvat usein tarpeen mukaan. Kanban mittaa onnistumista mittaamalla sykliaikaa, läpimenoaikaa ja keskeneräistä työtä.
Kanbania ei pidä sekoittaa kaizeniin eli jatkuvan parantamisen menetelmään.
Kanbanin edut
Kanban-ajatteluun liittyy monenlaisia hyötyjä, jotka vaihtelevat sisäisestä tehokkuudesta myönteisiin vaikutuksiin asiakkaisiin.
Kanbanin tarkoituksena on visualisoida tehtävien ja prosessien kulkua. Tästä syystä kanban tuo enemmän näkyvyyttä ja läpinäkyvyyttä tehtävien ja tavoitteiden kulkuun. Kuvaamalla vaiheet ja järjestys, jossa niiden on tapahduttava, projektin osallistujat voivat saada paremman käsityksen tehtävien kulusta ja toisiinsa liittyvien vaiheiden tärkeydestä.
Koska kanban pyrkii olemaan tehokkaampi, kanbania käyttävien yritysten läpimenoajat ovat usein nopeampia. Tämä tarkoittaa nopeampia valmistusprosesseja, nopeampaa pakkaamista ja käsittelyä sekä tehokkaampia toimitusaikoja asiakkaille. Tämä pienentää yrityksen kuljetuskustannuksia (eli varastointi, vakuutukset, vanhentumisriski), ja samalla pääoma siirtyy nopeammin tehokkaampaan käyttöön.
Kanban-käytäntöjä käyttävillä yrityksillä voi myös olla parempi ennustettavuus tulevien asioiden suhteen. Hahmottelemalla tulevat vaiheet ja tehtävät yritykset voivat saada paremman käsityksen riskeistä, esteistä tai vaikeuksista, jotka muuten olisivat hidastaneet prosessia. Sen sijaan yritykset voivat ennaltaehkäisevästi suunnitella puuttumista näihin puutteisiin ja kohdentaa resursseja esteiden torjuntaan ennen kuin ne hidastavat prosesseja.
Kanbanin perimmäisenä tavoitteena on myös tarjota asiakkaille parempaa palvelua. Kun prosessit ovat tehokkaampia ja vähemmän tuhlaavia, asiakkailta voidaan periä alhaisempia hintoja. Kun prosessit nopeutuvat, asiakkaat voivat saada tavaransa nopeammin. Kun prosessit ovat hallussa, asiakkaat voivat olla nopeammin yhteydessä asiakaspalveluun ja saada ratkaisut nopeammin.
Kanbanin rajoitukset
Joissakin yrityksissä kanbania ei ole mahdollista ottaa käyttöön tai sitä ei ole mahdollista harjoittaa. Ensinnäkin kanban perustuu vakauteen; yrityksellä on oltava ennustettava prosessi, joka ei voi poiketa olennaisesti. Yritysten, jotka toimivat dynaamisissa ympäristöissä, joissa toiminta ei ole vakaata, voi olla vaikea toimia kanbanin avulla.
Kanban liittyy usein muihin tuotantomenetelmiin (just-in-time, scrum jne.). Tästä syystä yritys ei välttämättä hyödy kaikista eduista, jos se hyväksyy vain kanban-käytännöt. Yritys voi esimerkiksi kanban-kortteja tarkastellessaan ymmärtää, milloin se tarvitsee raaka-aineita; jos yritys ei kuitenkaan hyödynnä just-in-time -varastoa, sille voi aiheutua tarpeettomia kuluja raaka-aineiden kuljettamisesta jaksoina, jolloin ne ovat käyttämättä.
Kanbanin vaatimuksena on myös, että sitä on päivitettävä jatkuvasti muutamasta syystä. Ensinnäkin, jos valmiita tehtäviä ei merkitä pois, seuraavia vaiheita analysoiva tiimi ei välttämättä arvioi riittävästi, missä vaiheessa prosessia tiimi on. Toiseksi eri vaiheille ei ole ajoitusarvioita, joten tiimin jäsenten on oltava tietoisia siitä, kuinka paljon aikaa heidän tehtävälleen on varattu ja mitkä tulevat määräajat riippuvat käsillä olevasta tehtävästä.
Mitkä ovat kanbanin säännöt?
Kanban-menetelmässä yritysten on jatkuvasti parannettava, tarjottava työntekijöille palautesilmukoita ja pyrittävä resurssien tehokkaaseen käyttöön. Kanban edellyttää, että yritykset kuvaavat prosessit visuaalisesti, jakavat tehtävät uintikaistoille ja varmistavat, että yksilöt viestivät muutoksista koko prosessin tai projektin ajan.
Miksi käyttää Kanbania?
Kanban pyrkii säästämään yritysten aikaa, rahaa ja muita resursseja varmistamalla, että tehtävien välillä on mahdollisimman vähän seisokkiaikaa. Lisäksi kanban pyrkii kohdistamaan pullonkaulat ennen niiden syntymistä, jolloin voidaan ryhtyä toimiin etukäteen, jotta vältetään se, että keskeneräiset työt jäävät toimettomiksi, kun ongelmia korjataan.
Onko kanban agile vai lean?
Kanban yhdistää sekä ketterät että lean-kehykset. Se on ketterä (agile) siinä mielessä, että prosessit kuvataan visuaalisesti ennen niiden tapahtumista. Tämä tarkoittaa, että muutoksia voidaan tehdä ennen ongelmien syntymistä. Lisäksi kanban on pull-järjestelmä, jossa työ vedetään prosessin läpi, kun kukin edeltävä vaihe on suoritettu. Sen sijaan, että varasto kasaantuisi vaiheesta toiseen, kanban-järjestelmässä pyritään siihen, että varasto kulkee valmistusprosessin läpi juuri ja juuri riittävästi.
Yhteenveto
Kanban-lähestymistapa on menetelmä, jolla pyritään minimoimaan hukkaa, seisokkiaikoja, tehottomuutta ja pullonkauloja prosessin varrella. Projektit kuvataan visuaalisesti taulujen, luetteloiden ja korttien avulla, joista käyvät ilmi eri osastojen vastuualueet. Asianmukaisesti toteutettuna kanban voi minimoida tuotantokustannukset, käyttää työvoimaa tehokkaammin, parantaa asiakaspalvelua ja minimoida toimitusajat.