Mikä on SWOT-analyysi ja miten sitä voidaan hyödyntää

Opi tekemään SWOT-analyysi tilanteen vahvuuksien ja heikkouksien sekä mahdollisuuksien ja uhkien tunnistamiseksi.

Muutos on väistämätön osa yhteisön järjestäytymistä. Jos osaat kartoittaa vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, voit todennäköisemmin suunnitella ja toimia tehokkaasti.

SWOT tarjoaa työkalun, jonka avulla voit tutkia sekä sisäisiä että ulkoisia tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa työhösi.

Mikä on SWOT-analyysi ja miksi sitä pitäisi käyttää?

SWOT tarkoittaa: Strength (vahvuus), Weakness (heikkous), Opportunity (mahdollisuus), Threat (uhka). SWOT-analyysin avulla voit tunnistaa organisaatiosi vahvuudet ja heikkoudet (S-W) sekä laajemmat mahdollisuudet ja uhat (O-T). Täydellisemmän tilannetietoisuuden kehittäminen auttaa sekä strategisessa suunnittelussa että päätöksenteossa.

SWOT-menetelmä kehitettiin alun perin liike-elämää ja teollisuutta varten, mutta se on yhtä lailla käyttökelpoinen yhteisön terveyden ja kehityksen, koulutuksen ja jopa henkilökohtaisen kasvun kannalta.

SWOT ei ole ainoa arviointitekniikka, jota voit käyttää. Vertaile sitä muihin arviointivälineisiin, kuten Pestel-analyysiin ja Porterin viiden kilpailuvoiman malliin, jotta voit päättää, onko tämä lähestymistapa oikea tilanteeseesi. SWOT-analyysin vahvuuksia ovat sen yksinkertaisuus ja soveltamismahdollisuudet eri toimintatasoilla.

Milloin SWOT-menetelmää käytetään?

SWOT-analyysi voi tarjota hyödyllisiä näkökulmia toiminnan missä tahansa vaiheessa. Voit käyttää sitä, kun:

• Tutkitaan mahdollisuuksia uusiin toimiin tai ongelmien ratkaisuihin.
• Tehdään päätöksiä aloitteen parhaasta toteutustavasta.
• Onnistumismahdollisuuksien tunnistaminen onnistumisen uhkien yhteydessä voi selventää suuntia ja valintoja.
• Määrittämään, missä muutos on mahdollinen. Jos olet tienhaarassa tai käännekohdassa, vahvuuksien ja heikkouksien kartoitus voi paljastaa prioriteetit ja mahdollisuudet.
• Suunnitelmien mukauttamiseen toiminnan aikana. Uusi tilaisuus voi avata laajempia väyliä, kun taas uusi uhka voi sulkea aiemmin olemassa olleen polun.

SWOT tarjoaa myös yksinkertaisen tavan viestiä aloitteestasi tai ohjelmastasi ja erinomaisen tavan järjestää tutkimuksista tai kyselyistä kerättyjä tietoja.

SWOT-analyysin osatekijät?

SWOT-analyysissä keskitytään vahvuuksiin, heikkouksiin, mahdollisuuksiin ja uhkiin.

Muista, että SWOT-analyysin tekemisen tarkoituksena on paljastaa yhdessä toimivat myönteiset voimat ja mahdolliset ongelmat, jotka on tunnistettava ja joihin on mahdollisesti puututtava.

SWOT-analyysi -pohja

Käsittelemme analyysin laatimisprosessia jäljempänä, mutta ensin tässä on muutamia esimerkkejä SWOT-analyysin ulkoasusta. Voit ladata artikkelissa esitetyt SWOT-analyysi -pohjat Excel-muodossa, josta ne on helppo kopioida Wordiin ja PowerPointiin.

Lataa SWOT-analyysi pohja

Pyydä osallistujia vastaamaan näihin yksinkertaisiin kysymyksiin:

Mitkä ovat ryhmänne, yhteisönne tai projektinne vahvuudet ja heikkoudet ja mitkä ovat sen mahdollisuudet ja uhat?

Jos väljempi rakenne auttaa sinua aivoriihessäsi, voit ryhmitellä positiivisia ja negatiivisia asioita ajatellaksesi laajasti organisaatiotasi ja sen ulkoisia ympäristöä:

Seuraavassa on kolmas vaihtoehto SWOT-analyysin jäsentämiseksi, joka voi olla sopiva yksityiskohtaista suunnittelua vaativassa laajemmassa aloitteessa. Tämä matriisi on mukailtu Fred Davidin Strategic Management -kirjasta.

David antaa esimerkin Campbell Soup Companysta, jossa korostetaan taloudellisia tavoitteita, mutta se myös havainnollistaa, miten SWOT-ristikon kohteet voidaan yhdistää strategioiden kehittämiseksi. (Tämä versio taulukosta on lyhennetty.)

Tämä esimerkki havainnollistaa myös sitä, miten uhkat voidaan nähdä mahdollisuuksina (ja päinvastoin). Peltitölkkien (jotka eivät ole biohajoavia) rajoitukset luovat mahdollisuuden johtajuuteen biohajoavien astioiden kehittämisessä.

SWOT-analyysin tekemiseen voi käyttää useita eri muotoja, kuten SWOT-peruslomaketta, jota voi käyttää analyysin käynnistämiseen, mutta käytitpä mitä tahansa muotoa, älä ylläty, jos vahvuutesi ja heikkoutesi eivät täsmälleen vastaa mahdollisuuksiasi ja uhkiasi. Sinun on ehkä tarkennettava tai yksinkertaisesti tarkasteltava asioita pidempään ja eri näkökulmista. Kaavio, luettelo tai taulukko paljastavat varmasti hyödyllisiä kuvioita.

Sisäisten tekijöiden luettelointi: Vahvuudet ja heikkoudet (S ja W)

Sisäisiin tekijöihin kuuluvat voimavarasi ja kokemuksesi. Yleiset alueet, joita kannattaa tarkastella:

• Henkilöresurssit – henkilöstö, vapaaehtoiset, hallituksen jäsenet, kohderyhmä.
• Fyysiset resurssit – sijainti, rakennus, laitteet
• Taloudelliset resurssit – avustukset, rahoituslaitokset, muut tulonlähteet.
• Toiminnot ja prosessit – käyttämäsi ohjelmat ja järjestelmät.
• Aiemmat kokemukset – oppimisen ja menestyksen perusta, maineesi yhteisössä.

Älä ole liian vaatimaton luettelemalla vahvuuksiasi. Jos sinulla on vaikeuksia nimetä niitä, aloita yksinkertaisesti luettelemalla ominaispiirteitänne (esim. olemme pieniä, olemme yhteydessä naapurustoon). Osa näistä on todennäköisesti vahvuuksia.

Vaikka organisaationne vahvuudet ja heikkoudet ovat sisäisiä ominaisuuksianne, älkää unohtako ryhmänne ulkopuolisten ihmisten näkökulmaa. Tunnista vahvuudet ja heikkoudet sekä omasta että muiden näkökulmasta, myös niiden, joita palvelet tai joiden kanssa olet tekemisissä. Näkevätkö muut ongelmia – tai vahvuuksia – joita sinä et näe?

Miten saat tietoa siitä, miten ulkopuoliset kokevat vahvuutesi ja heikkoutesi? Saatat jo tietää sen, jos olet kuunnellut palvelemiasi ihmisiä. Jos et, nyt saattaa olla aika kerätä tällaista tietoa. Aiheeseen liittyvissä osioissa on ideoita fokusryhmien, käyttäjäkyselyjen ja kuuntelutilaisuuksien järjestämisestä.

Ulkoisten tekijöiden luettelointi: Mahdollisuudet ja uhat (O, T).

Arvioinnin ulkoisessa osassa on käytettävä laajaa verkkoa. Mikään organisaatio, ryhmä, ohjelma tai kaupunginosa ei ole immuuni ulkopuolisille tapahtumille ja voimille. Pohdi yhteyksiäsi, niin hyvässä kuin pahassa, kun laadit SWOT-analyysin tätä osaa.

Ryhmänne ei voi valvoa sellaisia voimia ja asioita, joita ovat muun muassa seuraavat:

• Alan tai kulttuurin tulevat suuntaukset
• Talous – paikallinen, kansallinen tai kansainvälinen
• Rahoituslähteet – säätiöt, lahjoittajat, lainsäätäjät.
• Väestörakenne – muutokset palvelemienne tai alueenne asukkaiden iässä, alkuperässä, sukupuolessa ja kulttuurissa.
• Fyysinen ympäristö (Onko toimipisteenne kasvavassa kaupunginosassa? Leikkaaako bussiyhtiö reittejä?)
• Lainsäädäntö (Tekevätkö uudet vaatimukset työstäsi vaikeampaa vai helpompaa?).
• Paikalliset, kansalliset tai kansainväliset tapahtumat

Kenen tulisi osallistua SWOT-analyysiin?

SWOT-analyysin yleisimpiä käyttäjiä ovat tiimin jäsenet ja projektipäälliköt, jotka vastaavat päätöksenteosta ja strategisesta suunnittelusta.

Älä kuitenkaan unohda ketään luomisvaiheessa! Yksittäinen henkilö tai pieni ryhmä voi kehittää SWOT-analyysin, mutta se on tehokkaampi, jos hyödynnät monia sidosryhmiä. Jokainen henkilö tai ryhmä tarjoaa erilaisen näkökulman ohjelmasi vahvuuksiin ja heikkouksiin, ja heillä on erilaisia kokemuksia molemmista.

Samoin yhdellä henkilökunnan jäsenellä, vapaaehtoisella tai sidosryhmällä voi olla tietoa jostakin mahdollisuudesta tai uhasta, joka on olennaista asemanne ymmärtämisen ja tulevaisuutenne määrittämisen kannalta.

Milloin ja missä laadit SWOT-analyysin?

SWOT-analyysi laaditaan usein retriitin tai suunnittelukokouksen aikana, jolloin aivoriihelle ja analyysille on varattu useita tunteja aikaa. Parhaat tulokset saadaan, kun prosessi on yhteistoiminnallinen ja osallistava.

Analyysiä laadittaessa ihmisiä pyydetään yhdistämään yksilöllinen ja yhteinen tietämyksensä ja kokemuksensa. Mitä rennompi, ystävällisempi ja rakentavampi tilanne on, sitä totuudenmukaisempi, kattavampi, oivaltavampi ja hyödyllisempi analyysistä tulee.

Miten SWOT-analyysi laaditaan käytännössä?

SWOT-analyysin tekemisen vaiheet:

Määritä johtaja tai ryhmän fasilitaattori, jolla on hyvät kuuntelu- ja ryhmätyöskentelytaidot ja joka pystyy pitämään asiat liikkeessä ja raiteilla.

Jos ryhmäsi on suuri, nimeä nauhoittaja tukemaan johtajaa. Käytä sanomalehtipaperia fläppitaululla tai suurella taululla analyysin ja keskustelun kohtien kirjaamiseen. Voit nauhoittaa myöhemmin hiotummin ja jakaa sen sidosryhmille ja päivittää sitä.

Esittele SWOT-menetelmä ja sen tarkoitus organisaatiossasi. Tämä voi olla niinkin yksinkertaista kuin kysyä: ”Missä olemme, mihin voimme mennä?”. Jos sinulla on aikaa, voit käydä läpi nopean esimerkin, joka perustuu yhteiseen kokemukseen tai tunnettuun julkiseen asiaan.

Ryhmän luonteesta ja käytettävissä olevasta ajasta riippuen anna kaikkien osallistujien esittäytyä. Jaa sitten sidosryhmät pienempiin ryhmiin. Jos retriitissä tai kokouksessa kokoontuu useita sidosryhmiä, sekoita pienryhmät, jotta saat erilaisia näkökulmia, ja anna heille mahdollisuus esittäytyä. Niiden koko riippuu koko ryhmän koosta – jaotteluryhmät voivat olla kolmesta kymmeneen. Jos koko kasvaa paljon suuremmaksi, jotkut jäsenet eivät ehkä osallistu.

Pyydä jokaista ryhmää nimeämään yksi äänittäjä ja anna jokaiselle ryhmälle sanomalehtipaperia tai kuivakartonkitaulu. Ohjeista heitä laatimaan SWOT-analyysi valitsemassasi muodossa – kaaviona, sarakkeina, matriisina. Antakaa ryhmille 20-30 minuuttia aikaa ideoida ja täyttää oma vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia koskeva kaavio ohjelmastanne, aloitteestanne tai ponnisteluistanne. Kannusta heitä olemaan sulkematta pois mitään ideoita tässä tai seuraavassa vaiheessa.

Muistuta ryhmiä siitä, että hyvä idea syntyy, jos ideoita on paljon. Jalostus voi tulla myöhemmin. Tällä tavoin SWOT-analyysi tukee myös arvokasta keskustelua ryhmässäsi tai organisaatiossasi, kun arvioitte rehellisesti. Se auttaa tuottamaan paljon kommentteja organisaatiostanne ja ohjelmastanne ja jopa sijoittamaan ne useisiin luokkiin, jos se herättää ajatuksia. Kun luettelo on luotu, auttaa sen tarkentaminen 10 parhaaseen tai harvempaan kohtaan, jotta analyysistä voi olla todella hyötyä.

Kutsu ryhmä uudelleen koolle sovittuna ajankohtana jakamaan tulokset. Kerää ryhmiltä tietoja ja kirjaa ne fläppitaululle tai taululle. Kerää ja järjestä eri ryhmien ajatukset ja käsitykset. Etene S-W-O-T-järjestyksessä kirjaamalla ensin vahvuudet, sitten heikkoudet jne. Tai voit aloittaa kutsumalla esiin kunkin luokan tärkeimmät prioriteetit – vahvin vahvuus, vaarallisin heikkous, suurin mahdollisuus, pahin uhka – ja jatkaa työskentelyä kussakin luokassa.

Pyydä yhtä ryhmää kerrallaan raportoimaan (”Ryhmä A, mitkä ovat teidän mielestänne vahvuuksia?”) Voit vaihdella sitä, mikä ryhmä aloittaa raportin, jotta tietty ryhmä ei jää aina ”viimeiseksi” ja toista muiden esittämiä asioita. (”Ryhmä B, aloitetaan teistä heikkouksista.”) Tai voit avata puheenvuoron kaikille ryhmille (”Mitä vahvuuksia olette huomanneet?”) kunkin ryhmän osalta, kunnes kaikki ovat antaneet oman panoksensa.

Keskustelkaa ja kirjatkaa tulokset. Aikataulusta ja tarkoituksesta riippuen: Päättäkää yksimielisesti kunkin luokan tärkeimmistä asioista Suhteuttakaa analyysi visioonne, toiminta-ajatukseenne ja tavoitteisiinne Kääntäkää analyysi toimintasuunnitelmiksi ja strategioiksi.

Laadi tarvittaessa SWOT-analyysistä kirjallinen yhteenveto, jonka voit jakaa osallistujien kanssa, jotta niitä voidaan käyttää jatkossa suunnittelussa ja toteutuksessa.

Miten käyttää SWOT-analyysin tuloksia?

Aloitteeseen vaikuttavien tekijöiden parempi ymmärtäminen antaa sinulle paremmat toimintaedellytykset. Tämä ymmärrys auttaa sinua:

• Tunnistamaan asiat tai ongelmat, joita aiot muuttaa.
• Asettamaan tai vahvistamaan tavoitteita
• Toimintasuunnitelman laatimisessa

Kun pohdit analyysiäsi, ole avoin mahdollisuuksille, joita heikkoudessa tai uhkassa on. Tunnista myös, että mahdollisuudesta voi tulla uhka, jos kaikki muutkin näkevät tilaisuuden ja aikovat hyödyntää sitä, mikä lisää kilpailua.

Lopuksi, arvioinnin ja suunnittelun aikana voit pitää mielessäsi kuvan, joka auttaa sinua hyödyntämään SWOT-analyysin parhaalla mahdollisella tavalla: Etsi ”joustavuutta”, älä vain ”sopivuutta”. SWOT kuvastaa yleensä nykyistä asemaa tai tilannetta. Siksi yksi haittapuoli on, että se ei välttämättä kannusta avoimuuteen uusille mahdollisuuksille. Voit käyttää SWOT:ia perustellaksesi jo päätetyn kurssin, mutta jos tavoitteenasi on kasvaa tai kehittyä, tämä kannattaa pitää mielessä.

Yhteenvetona

SWOT-analyysissä tunnistetaan vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat, mikä auttaa strategisten suunnitelmien ja päätösten tekemisessä.